PDF

Liegt eine Textdatei mit exotischem Textformat vor oder hat man einen interessanten Artikel auf einer Webseite gefunden, bietet sich als Speicher- und Weiterleitungsmöglichkeit ein PDF-Dokument an. Das PDF (Portable Document Format) ist zwar von Adobe entwickelt worden, hat sich aber bis heute als Standard auf diversen Betriebssystemen etabliert. Kann ein Windows-Kollege die Pages-Datei nicht öffnen oder erscheinen beim US-Kollegen statt Umlauten nur kryptische Zeichen, ist ein PDF-Blatt der kleinste gemeinsame Nenner: 99 Prozent aller modernen Geräte können eine PDF-Datei ohne Probleme darstellen, die Schriften werden dabei nicht an das System des Empfängers angepasst.

Um eine beliebige Textdatei in ein PDF zu verwandeln, reicht es auf dem Mac im aktiven Fenster auf die Tasten ⌘P zu drücken. Dies ruft das Fenster mit dem Drucken-Dialog auf (Eselsbrücke hier: P steht für Print aus dem Englischen). In der linken unteren Ecke des erscheinenden Fensters gibt es ein Drop-Down-Menü mit der Überschrift "PDF". Klickt man darauf, erscheinen unter macOS folgende Optionen:

In Vorschau öffnen
Als PDF sichern
Als PostScript sichern
Mit Mail senden
Mit "Nachrichten" senden
Auf iCloud Drive sichern
Als Web-Download sichern

Die ersten zwei Optionen sind verwandt: Wählt man "In Vorschau öffnen", öffnet sich die erstellte PDF-Datei gleich in Vorschau, man kann sie sofort bearbeiten und erst danach speichern. "Als PDF sichern" öffnet ein Dialog-Fenster zum Speichern der Datei im Finder, der Nutzer kann hier einen passenden Namen vergeben und den Speicherort wählen. Optional lassen sich im gleichen Fenster auch Passwörter vergeben, so dass die Datei nur Nutzer mit dem entsprechenden Passwort öffnen können.

Eine Webseite als PDF sichern

Genau so gut funktioniert das Prozedere bei Webseiten, man drückt auf ⌘P und erhält ein mehrseitiges Dokument mit dem Text und Bildern der ganzen Seite. Diese direkte Methode hat aber ihren Nachteil, die ganze Werbung auf der Webseite wird ebenfalls ins Dokument übernommen. Safari hat hier ein nützliches Feature, den so genannten Reader: Blendet man in Safari die sogenannte Reader-Ansicht einer Webseite, bleiben nur noch die wichtigen Elemente – Text und Bilder. Die Reader-Ansicht ruft man entweder über das Leistenmenü bei der Funktion "Darstellung" oder mit dem Tastenkürzel ⇧⌘R. Danach ruft man das Drucken-Dialog auf, die so bearbeitete Webseite wird nun deutlich kürzer und aufgeräumter, weil ohne Werbung.