Umzug

Das E-Mail-Programm Apple Mail ist seit Jahr und Tag Bestandteil von macOS und iOS/iPadOS. In den letzten Jahren hat Apple viel an dem Mail-Client gearbeitet, weshalb er in vielen Fällen das auf Windows-PCs (und auch vielen Macs!) beliebte Microsoft Outlook ersetzen kann. Es gibt gute Gründe für den Umzug: Einerseits, weil für die Verwaltung von E-Mails dann keine zusätzliche Software-Installation und -Einrichtung anfällt. Andererseits, weil Apple Mail tief im System sitzt und reibungslos mit anderen Programmen wie dem Adressbuch oder dem Kalender von MacOS zusammenarbeitet.

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Eine gute, kostenlose Alternative zu Outlook

Praktisch ist auch, dass Apple Mail die bereits eingerichteten Konten automatisch per iCloud zwischen mehreren Macs synchronisiert. Kalender und Adressbuch werden ja sowieso automatisch per iCloud mit allen angeschlossenen Macs, iPads und iPhones abgeglichen. Kurzum: Apple Mail ist auf dem Mac eine praktische, wartungsarme und kostenlose Alternative zu Outlook. Doch wie lassen sich Accounts und E-Mails von Outlook in Apple Mail importieren? Denn vermutlich gibt es einen Bestand von tausenden, nicht selten fein sortierten, E-Mails, die natürlich nicht verloren gehen sollten.

Die einfachste Lösung: IMAP-Konten

Die einfachste Lösung für den Umzug von E-Mails von Outlook nach Apple Mail ist auch die naheliegendste: IMAP-Server funktionieren wie eine Art „E-Mail-Cloud“, sprich: Sie synchronisieren E-Mails zwischen mehreren PCs, Macs, Smartphones und Tablets. Das ist tatsächlich auch der komfortabelste Weg, um E-Mails von Windows- und Mac-Outlook nach Apple Mail zu bekommen: Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Mailkonto in Outlook ein IMAP-Konto ist.

-    Unter Outlook für Windows klicken Sie auf „Datei“ und anschließend auf „Informationen“.

-    Unter Outlook für MacOS finden Sie diese Information unter „Extras -> Konten“.

Sind alle Konten in der Liste „IMAP/SMTP“- oder „Microsoft (Exchange)“-Konten, ist ein Transfer der E-Mails per IMAP kein Problem: Öffnen Sie in den Systemeinstellungen das Menü „Internet-Accounts“ und fügen Sie die Konten hinzu. Starten Sie Apple Mail noch einmal neu. Anschließend übernimmt Apple Mail diese E-Mail-Konten und synchronisiert die E-Mails mit dem IMAP-Server. Alle Nachrichten und Ordner des jeweiligen E-Mail-Kontos werden dabei von Apple Mail übernommen. Der Clou an dieser Lösung: Sie müssen nichts weiter tun – und können Ihre E-Mail-Konten jederzeit an beliebigen Geräten einsetzen! Falls Sie lokale Konten in Outlook haben, können Sie diese ganz einfach mit dem IMAP-Server übertragen, indem Sie sie in eines der E-Mail-Postfächer verschieben.

Outlook-PST-Dateien nach Apple Mail übertragen

Leider ist der Transfer per IMAP- oder Exchange-Server nicht immer möglich: Wurde ein POP3-Mailserver in Outlook verwendet, gibt es keine Synchronisation. Stattdessen wurden die Nachrichten dort höchstwahrscheinlich abgerufen und gelöscht, auch Ordner und gesendete Objekte dürften hier nicht vollständig vorliegen, sondern nur noch in Outlook.

PST-Datei unter Outlook für Windows erstellen

Hier kommt die Outlook-Backup-Datei im OML- oder PST-Format ins Spiel: Ist sie vorhanden, sind diese E-Mails grundsätzlich gesichert und können über einen Umweg nach Apple Mail umgezogen werden. Daher ist es zunächst wichtig, ein Backup von Outlook anzulegen. Unter Windows geht das recht einfach mit wenigen Handgriffen:

Outlook besitzt eine Export-Funktion für E-Mails

  1. Starten Sie Outlook.

  2. Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Öffnen und Exportieren“.

  3. Wählen Sie „Importieren/Exportieren“.

  4. Klicken Sie jetzt auf „In Datei exportieren“ und danach auf „Weiter“.

  5. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie auf „Weiter“.

  6. Wählen Sie jetzt ein E-Mail-Konto aus. Achten Sie darauf, dass „Unterordner einbeziehen“ angehakt ist und klicken Sie auf „Weiter“.

  7. Vergeben Sie einen Zielort samt Dateinamen und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

  8. Das optionale Kennwort können Sie setzen oder überspringen, indem Sie kein Passwort vergeben.

  9. Es wird eine Datei im Format „PST“ erstellt.

  10. Wiederholen Sie den Vorgang mit allen Mailkonten, die Sie von Outlook nach Apple Mail übertragen wollen.

Mails werden unter Windows im PST-Dateiformat archiviert.

OML-Datei unter Outlook für MacOS erstellen

  1. Starten Sie Outlook.

  2. Klicken Sie in der Menüzeile auf „Ablage“ und wählen Sie hier „Exportieren“.

  3. Übernehmen Sie die Standardeinstellungen und klicken Sie auf „Weiter“.

  4. Vergeben Sie nun einen Dateinamen und einen Speicherort. Ein Klick auf „Sichern“ erstellt das Backup.

  5. Bei diesem Vorgang wird eine Datei mit der Endung „OLM“ erstellt.

Mac-Archive werden als OLM-Datei abgelegt.

Das Problem mit PST, OLM und MBOX

Die derart erstellten Dateien können leider nicht direkt in Apple Mail importiert werden – das wäre auch zu einfach: Apple Mail kann – wie auch andere Mailclients wie etwa Thunderbird – nur mit dem sogenannten MBox-Format für den Import von Konten umgehen, sprich: Apple Mail kann mit  den OML- und PST-Dateien von macOS zunächst nichts anfangen. Zum Glück gibt es einfache kostenlose Möglichkeiten, OLM und PST in MBox zu konvertieren, und zwar mithilfe von Outlook für macOS: Eine wenig bekannte Funktion ist nämlich, dass sich MBox-Dateien hier ganz einfach per Drag-and-drop erstellen lassen.

OML und PST per Outlook in MBox konvertieren

Falls Sie Outlook für macOS besitzen, ist die Konvertierung der PST- und OLM-Dateien kein Problem: Alles, was Sie tun müssen, ist das eben gesicherte E-Mail-Archiv noch einmal in Outlook zu importieren und anschließend auf den Desktop zu ziehen.

Outlook für Mac kann PST-Dateien nach MBox konvertieren.

  1. Öffnen Sie Outlook für macOS.

  2. Klicken Sie in der Menüzeile auf „Ablage -> Importieren“.

  3. Wählen Sie je nach vorhandenem Datensatz „Outlook für Windows-Archivdateiei (.pst)“ oder „Outlook für Mac-Archivdatei (.olm) und klicken Sie auf „Weiter“.

  4. Wählen Sie jetzt die PST- oder OLM-Datei aus und klicken Sie auf „Importieren“

  5. Sie finden das E-Mail-Archiv jetzt in Outlook für macOS unter dem Konto „Auf meinem Computer -> [Name des Archivs]“.

  6. Fassen Sie diesen Ordner mit dem Mauszeiger an und ziehen Sie ihn auf den Desktop: Outlook erstellt eine MBox-Datei.

Die auf diese Weise erstellten MBox-Dateien können Sie ihrerseits wieder in Apple Mail (oder andere Mailprogramme wie Thunderbird!) importieren. Die Mails sind anschließend unter Apple Mail vorhanden.

Die Alternative: PST-MBox-Konvertierung über die Kommandozeile

Alternativ können Sie, falls Sie kein Outlook für macOS besitzen, das Outlook-PST-Format auch per Kommandozeile ins MBox-Format überführen. Hierfür gibt es das praktische Linux-Tool ReadPST , das Teil der LibPST-Utilities ist. Diese PST-Utilities sind in der Lage, PST-Dateien in MBox-Dateien umzuwandeln, allerdings ist dafür ein wenig Handarbeit notwendig.

Homebrew ist praktisch, um Linux-Tools unter macOS zu verwenden.

1. Zunächst müssen Sie Homebrew installieren. Homebrew ist ein praktisches Programm, um Linux-Tools direkt unter macOS zu verwenden, weshalb es immer gut ist, es auf dem Mac zu haben. Die Installation ist ein Kinderspiel: Kopieren Sie einfach den String

 /bin/bash -c "$(curl -fsSL https://raw.githubusercontent.com/Homebrew/install/HEAD/install.sh) “ 

den Sie auf der Homebrew-Homepage finden, in ein Terminal-Fenster und drücken Sie die Eingabetaste. Nach Eingabe des Passworts und einer weiteren Bestätigung per Eingabetaste wird Homebrew nun auf dem Mac installiert, was eine Weile dauern kann.

2. Nun müssen Sie nur noch die LibPST-Utilities installieren: Kopieren Sie den Befehl

 brew install libpst 

ins Terminal-Fenster und drücken Sie die Eingabetaste. LibPST wird samt ReadPST auf dem Mac installiert.

3. Um jetzt eine PST-Datei ins MBox-Format zu überführen, müssen Sie nur noch den Befehl

readpst -o (Zielordner) (Quelldatei) eingeben, etwa:

 readpst -o ~/Desktop/ ~/Desktop/test.pst 

Mit diesem Befehl wird die Datei test.pst auf dem Desktop in MBox-Dateien konvertiert. Es empfiehlt sich, vorher einen Ordner am Ziel zu erstellen und diesen als Ziel zu wählen, denn je nach Outlook-PST-Datei gibt readpst eine ganze Reihe von MBox-, Kalender- und Kontaktdaten aus.

ReadPST wandelt PST-Dateien in MBox-Dateien um.

MBox-Dateien in Apple Mail importieren

Zuguterletzt müssen die MBox-Dateien nur noch in Apple Mail importiert werden. Am einfachsten geht das über die Import-Funktion von Apple Mail: Öffnen Sie dazu Apple Mail, wählen Sie „Ablage“ und klicken Sie auf „Postfächer importieren“. Anschließend wählen Sie als Importformat „MBox“ und klicken auf „Fortfahren“. Wählen Sie eines oder mit gedrückter (CMD)-Taste mehrere MBox-Dateien aus und klicken Sie auf „Auswählen“. Bestätigen Sie mit „Fortfahren“. Anschließend finden Sie die entsprechenden E-Mails unter /Lokal/Importiert in Apple Mail und können die E-Mails von hier aus benutzen.

Kleiner Tipp zur Synchronisation

Zu guter Letzt noch ein kleiner Tipp: Wenn Sie die auf als MBox-Dateien importierten E-Mail-Ordner in Apple Mail von den lokalen Ordnern in ein iMap-Postfach kopieren, werden die E-Mails automatisch mit allen Endgeräten synchronisiert. Für diesen Zweck eignet sich jedes IMAP-Postfach, allerdings ist Apple Mail natürlich standardmäßig mit Ihrem iCloud-Mailkonto verbunden. Kopieren Sie den importierten Ordner dort hinein, können Sie die archivierten E-Mails nach einigen Minuten Synchronisation auch jederzeit auf ihrem iPhone oder iPad lesen.

Wenn möglich immer IMAP benutzen!

Es empfiehlt sich übrigens immer, bei Mail-Konten den IMAP-Standard zu benutzen: Dadurch gewährleisten Sie, dass Ihre E-Mails zentral über den Mailserver verwaltet werden. Den lästigen Umzug und die Konvertierung können Sie sich dadurch sparen. Bei manchen Mail-Providern – etwa Googlemail – kann es sein, dass Sie die IMAP-Funktion erst aktivieren müssen. Anschließend können Sie das Konto einfach erneut als IMAP-Konto mit Apple Mail verbinden und künftig alle E-Mails zentral verwalten – völlig unabhängig vom eingesetzten Mailprogramm oder Betriebssystem!

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