Zahlreiche App beherrschen das Abfotografieren von Dokumenten, einige bieten sogar einen Export als Word-Datei.

Immer öfter erhält man eine Rechnung nur noch als PDF-Datei, auch Post und Finanzamt verschicken ihre Formulare meist in diesem Format. Gleichzeitig nutzen immer mehr Anwender ihr iPhone oder iPad als Scanner: Ein wichtiger Brief wird einfach abfotografiert und landet im Foto-Archiv, danach kann die Papier-Version entsorgt werden. Aber auch Webseiten und Notizen archiviert man immer öfter als Foto auf dem iPhone.

Will man aber Daten wie Adressen oder Tabellen extrahieren, gibt es schnell Probleme. Manchmal funktioniert das Kopieren in die Zwischenablage, vor allem bei abfotografierten Dokumenten ist dies aber keine Lösung. Hilfe verspricht eine Umwandlung der PDF-Datei in ein Format wie RTF oder DOCX.

Textinhalte zugänglich machen

War ein PDF ursprünglich ein Textdokument und wurde etwa aus Word als PDF exportiert, kann man Textinhalte oft per Copy-und-Paste extrahieren. Bei abfotografierten Texten muss allerdings eine Technologie namens OCR eingesetzt werden.  Diese von Scannern bekannte Software versucht, die Buchstaben eines Scans oder abfotografierten Dokuments zu erkennen und wandelt sie in Text um. Einige PDF-Programme betten diesen Text in das PDF-Dokument ein, viele Tools bieten den Export als Word-Dokument an.

Vor einigen Jahren war dazu noch teure Desktop-Software nötig, mittlerweile gibt es gute Open Source-Lösungen (u.a. von Google) und unter iOS ist eine OCR-Funktion sogar ins System integriert. Diese nutzt etwa das Tool Notizen und macht so Texte in abfotografierten Dokumenten durchsuchbar. Im App Store gibt es zwei Kategorien von Apps mit OCR-Funktion, Notizenverwalter und sogenannte Scanner-Apps.

Apples Tool kann Text in Aufnahmen durchsuchen, aber nicht exportieren.

Apple Notizen  – Automatik-OCR

Apples unscheinbarer Notizenverwalter kann Dokumente abfotografieren und verwalten. Ab iOS 13 wird dabei sogar der Inhalt von Dokumenten erfasst, eine OCR-Funktion ist nämlich integriert. Das ist vor allem für die Erschließung per Suchfunktion wichtig: Sucht man nach einem abfotografierten Dokument, bei dem im Text „Einkommentsteuer“ vorkam, kann die Suche dieses nämlich nun aufspüren.

Ein Export des Textes ist aber nicht möglich, nur der Export als PDF-Datei.

Auch Evernote kann den Inhalt von abfotografierten Fotos nutzen.

Evernote – OCR für die Archivierung

Die Notizen-App Evernote ist für die Verwaltung von Notizen, Fotos, Audiodateien bekannt. Auch eine Dokumentenscanner-Funktion ist integriert, die den Inhalt der Bilddateien ausliest. Diese Funktion ist aber wie bei Notizen für die Erschließung der Dokumente gedacht, man kann die abfotografierten Dokumente etwa nicht als Textdatei oder PDF exportieren. Gut eignet sich die Funktion, um Visitenkarten einzulesen, auch handschriftliche Notizen kann man erfassen. Funktionen wie Visitenkarten-Scan sind allerdings nur mit Premium-Abo möglich, das ab 7 Euro pro Monat kostet.

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Adobe Scan nutzt einen Serverdienst für die OCR-Analyse.

Adobe PDF-Scan – teuer aber hochwertig

Die App von Adobe ist auf das Abfotografieren von Dokumenten spezialisiert, das beherrscht sie auch hervorragend. Über eine integrierte Kamera-Funktion kann man ein Dokument abfotografieren, automatisch beschneiden und aufbessern. Die Besonderheit ist die Unterstützung der sogenannten Adobe Document Cloud. Kostenlos kann man ein GB an Onlinespeicher nutzen und so Hunderte an Dokumenten und Briefen dort verwalten. Diese werden auf dem Adobe-Server ins PDF-Format umgewandelt und automatisch per OCR-Funktion analysiert. Man kann dann den Text per Zwischenablage exportieren – auch von Fotos – und die Dokumente durchsuchen.

Nur zahlende Kunden dürfen allerdings die Dokumente als Word-Datei exportieren. Dafür ist ein optionales Abo, das sogenannte  PDF Pack notwendig, das stolze 11,59 Euro pro Monat kostet.

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Die App von Microsoft kann einen Scan als Textdatei in Word öffnen.

Microsoft Office Lens – gute Ergänzung zu Office 365

Der PDF-Scanner von Microsoft soll offensichtlich die anderen Apps wie Word und One Note ergänzen, die Freeware bietet eine gute Scan-Funktion per Kamera. Das Prinzip ähnelt den Konkurrenten, man kann damit auch gut Visitenkarten, Notizen von Whiteboards und Tafeln digitalisieren. Besonderheit ist die optionale Konvertierung der Fotos in Word, Powerpoint oder PDF-Dateien. Per Cloud-Service kann die Aufnahme nämlich in eine Office-Datei umgewandelt werden. Hat man die iOS-Version von Word auf seinem Gerät, kann man die Datei direkt nach dem Scan in Word oder Power Point öffnen – nach einer kurzen Wartezeit.

Die Qualität der OCR-Funktion ist in der Praxis nicht ganz perfekt, mit einem echten Dokumentenscanner mit OCR-Software sind bessere Ergebnisse möglich.

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Prizmo lieferte durchwachsene Ergebnisse.

Prizmo 5 – Export als Doc

Prizmo ist nicht ganz unbekannt, vor elf Jahren erschien sie erstmals als Mac-App. Gleich zwischen zwei OCR-Engines kann man bei der App Prizmo auswählen. Die Aufnahmen der Scan-App werden wahlweise über Apple systemeigene OCR-Engine oder einen Cloud-Dienst analysiert. Für die uneingeschränkte Nutzung zahlt man einmalig 15 Euro, die Nutzung der Cloud-Engine setzt allerdings ein Abo voraus. Letztere soll auch handschriftliche Notizen unterstützen. Hier zahlt man pro Jahr 15 bzw. 50 Euro für jeweils 50 bzw. 500 Anfragen pro Monat.

Auf Wunsch kann ein gescanntes Dokument als Word-Dokument exportiert werden. In einem Kurztest per Apple-Engine waren die Ergebnisse aber recht mäßig, die Cloud-Analyse brach ohne Ergebnis ab.

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Die Lösung von Abby bietet einen guten Funktionsumfang.

Abby Dokumenten Scanner – interessante Buch-Optionen

Einen guten Ruf hat der Hersteller Abby für seine Desktop-Software, auch für das iPhone gibt es mehrere Apps. Export von Dokumenten als Word-Dokument bietet die App Dokumenten Scanner, die dank dem „Abby Neurales Netzwerk“ besonders hochwertige Ergebnisse liefern soll. Auch hier scannt man Dokumente per Kamera-App, der Scan von Büchern wird unterstützt. Die beiden Buchseiten organisiert die App dann separat, bis zu hundert Seiten pro Dokument werden unterstützt.

Will man mehr als fünf Seiten scannen, wird allerdings ein Abo mit 20 Euro Jahresgebühr fällig.

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Doc OCR lieferte solide Ergebnisse, verwirrend ist die Vielzahl an App-Versionen.

DocOCR – solide und günstig

Eine günstige aber solide Lösung ist DocOCR von iFunplay. Die App bietet die üblichen Aufnahmefunktionen per Kamera-App, nach der Aufnahme gibt es einige Optionen für Beschnitt und Bildbearbeitung. Ein Export als Word-Dokument oder PDF ist wahlweise möglich, zahlreiche Webspeicher werden unterstützt.

Die App kann kostenlos getestet werden, die Pro-Version kostet 5,49 Euro. Ungewöhnlich ist auch eine integrierte Fax-Funktion für den Versand per Internet-Fax, diese bezahlt man per In-App-Kauf. Etwas verwirrend: Vom Hersteller gibt es insgesamt fünf Scanner-Apps mit ähnlichem Funktionsumfang.

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