Microsoft Teams

Angesichts der Coronavirus-Pandemie und der damit verbundenen Homeoffice-Verordnung vieler Unternehmen erfreut sich Microsofts Collaboration-Lösung Teams aktuell einer sehr großen Beliebtheit. Der Grund dafür ist sicher, dass Teams Teil des weitverbreiteten Office-365-Pakets ist und – mit eingeschränkter Funktionalität – sogar kostenlos für Chats und Videotelefonate verwendet werden kann. Obwohl nicht unbedingt perfekt, bietet der Service außerdem zahlreiche Funktionen , um räumlich verteilte Arbeitsgruppen zu unterstützen. Hier einige Tipps und Tricks, wie Sie Teams noch effektiver im Business nutzen können.

Kommunikation von Teams nach Outlook verschieben

Auch wenn sich mehr und mehr Unterhaltungen dort abspielen, ist Microsoft Teams nicht unbedingt der einzige Kommunikationskanal in Unternehmen. Häufig wird dazu auch noch Outlook verwendet. Anstatt Inhalte mühsam in Teams zu kopieren und danach in Outlook in eine E-Mail zu packen, klicken Sie einfach innerhalb einer Chat-Nachricht oder eines Channels auf "Weitere Optionen" und wählen dann "Mit Outlook" teilen. Als Resultat öffnet sich ein kleines Mail-Fenster, in dem der Chat-Beitrag integriert ist. Hier müssen Sie nur noch Empfänger, Betreffzeile sowie – optional – weiteren Text eingeben und können die E-Mail direkt versenden.

Team-Mitgliedern Kategorien zuweisen

Tags ermöglichen es Team-Besitzern oder -Mitgliedern, mit einer bestimmten Gruppe innerhalb ihres Teams in Kontakt zu treten, ohne dazu extra ein neues Unter-Team aufzumachen oder die Mitteilung in einzelne Chats zu kopieren. Um Tags zu erstellen (falls der Admin das Feature für Sie aktiviert hat), klicken Sie in der Leiste auf der linken Seite auf die Schaltfläche "Teams" und suchen Ihr Team in der Liste aus. Anschließend wählen Sie bei "Weitere Optionen" den Menüpunkt "Tags verwalten" aus. Hier können Sie einfach bestimmten Personen ein oder mehrere Tags (z. B. Produkt-Manager, IT etc.) zuweisen.

Wenn Sie oder ein anderes Team-Mitglied anschließend einen der Tags in @Erwähnungen oder in einem beliebigen Standardkanal des Teams verwenden, erhalten alle Personen, denen diese Kategorie zugewiesen wurde, eine Benachrichtigung.

Erweiterte Einstellungen für Konferenzteilnehmer

Über die Sicherheitslücken von Zoom , insbesondere das berüchtigte Zoom-Bombing, wurde in den vergangenen Wochen viel geschrieben. Auf den ersten Blick scheint es auch um Microsoft Teams nicht so gut bestellt. So fehlen im direkten Vergleich mit Zoom etwa bei den Einstellungen so wichtige Dinge wie Meeting ID und Passwort sowie zusätzliche Zugangsbeschränkungen. Der Grund dafür: Bei Microsoft Teams werden die Sicherheitsvorgaben zentral vom Administrator über Meeting Policies angelegt, die dann für bestimmte Anwender oder -gruppen gelten. Es gibt jedoch darüber hinaus noch ein gut verstecktes Set an Feineinstellungen, auf die der Gastgeber nach dem Erstellen einer Besprechung (!) zugreifen kann. Es gibt zwei Wege, um zu diesen als Gastgeber zu gelangen:

  • In Teams auf den Button Kalender drücken, die Besprechung aussuchen und dort unterhalb von auf klicken.

  • In der Einladung zu der Besprechung unterhalb von auf klicken.

In beiden Fällen öffnet sich eine englischsprachige Website, auf der man diverse Einstellungen vornehmen kann. So kann man etwa festlegen, wer von den Teilnehmern gleich an der Lobby vorbei und die Konferenz betreten darf (Jeder, Personen der eigenen Organisation, Personen der eigenen Organisation und vertrauenswürdigen Organisationen) und ob Anrufer sofort durchgestellt werden. Eine wichtige Einstellung für mehr Disziplin in der Besprechung ist auch die Vorgabe, wer präsentieren darf (Jeder, Personen der eigenen Organisation, spezifische Personen, nur ich).

Team-Sitzungen und Gruppengespräche aufzeichnen

Gerade im Homeoffice kann es schwerfallen , allen Videokonferenzen zu folgen und gleichzeitig dabei die wichtigsten Informationen festzuhalten. Hier kommt Microsoft mit dem integrierten Service Stream zu Hilfe. Das Tool erlaubt es allen Benutzern von Microsoft Teams , Besprechungen und Gruppengespräche ihrer Teams aufzeichnen. Dazu gehören neben Audio- und Videoaufnahmen auch die Aktivitäten während einer gemeinsamen Bildschirmnutzung. Voraussetzung für die Nutzung ist allerdings eine Business-Lizenz für Office 365 ab E1.

Korrekturmodus direkt in Teams nutzen

Die Möglichkeit, gemeinsam Dokumente in Teams zu bearbeiten, zählt zu den wichtigsten Funktionen der Collaboration-Suite und wird (hoffentlich) auch fleißig genutzt. Weniger bekannt ist, dass man – ähnlich wie auf Sharepoint – auch den Korrekturmodus in Word-Dokumenten verwenden kann, die über Microsoft Teams geteilt wurden. Auf diese Weise ist auch eine zeitversetzte Bearbeitung eines Textes durch mehrere Team-Mitglieder möglich, ohne sich mit verschiedenen Versionen herumzuplagen.

Um die Funktion zu nutzen, klicken Sie einfach im Chat-Verlauf auf das hochgeladene Word-Dokument und wählen wie in Word den Reiter "Überprüfen" und dort die Funktion "Änderungen nachverfolgen" aus.

Wichtige Anwendungen zu Teams hinzufügen

Die Zusammenarbeit von Teams beschränkt sich nicht nur auf die Office Suite , sondern kann auch um weitere Anwendungen erweitert werden. Um die gewünschte App zu finden, gehen Sie zum Menüpunkt Apps auf der linken Seite. Dort können Sie entweder direkt nach der App suchen oder verschiedene Kategorien durchforsten. Sobald Sie die App gefunden haben, klicken Sie einfach auf "Hinzufügen", beziehungsweise "Einem Team hinzufügen". Die Anwendung kann anschließend als Registerkarte in Channels, Gruppen-Chats oder Einzelgesprächen hinzugefügt werden.

Apps an die linke Task-Leiste anheften

Eine weniger bekannte Funktion ist die Möglichkeit, häufig benutzte Apps an die App-Leiste der Teams auf der linken Seite anzuheften, um sie leichter zugänglich zu machen. Benutzer suchen einfach die Anwendung, klicken mit der rechten Maustaste darauf und wählen die Option Anheften.

Mit / und @ navigieren

Als typisches Microsoft-Produkt ist auch der Funktionsumfang von Teams nicht unbedingt überschaubar. Anstatt die Hilfe zu bemühen oder sich mühsam durch das Menü zu navigieren, können Sie auch einfach das Such- und Eingabefeld am oberen Rand bemühen. Mit / erhalten Sie hier etliche nützliche Befehle wie /teilnehmen (an einem Team teilnehmen) oder /organigramm (zeigt das Organigramm eines Mitarbeiters) bereitgestellt. @ können Sie nutzen, um eine Kommunikation mit einem anderen Team-Mitglied zu beginnen oder um eine App zu öffnen.

Teams-Unterhaltungen stumm schalten

Ähnlich wie E-Mails können auch die Benachrichtigungen über neue Aktivitäten in verschiedenen Kanälen auf Teams die Konzentration deutlich beeinträchtigen – insbesondere, wenn man Mitglied vieler Teams ist. Als Abhilfe gibt es die Möglichkeit, die Anzahl der Benachrichtigungen in einem Team zu reduzieren oder ganz stumm zu schalten. Dazu gehen Sie in ein Gespräch und wählen dann "Weitere Optionen" sowie anschließend "Benachrichtigungen ausschalten/Benachrichtigungen einschalten", um in Ruhe Ihre Arbeit erledigen zu können.

Um allgemein festzulegen, in welcher Form und in welchem Umfang Sie über Aktivitäten auf einem Kanal informiert werden wollen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts in der oberen Leiste und dann auf Kanalbenachrichtigungen. Anschließend können Sie wählen, ob und wie Sie über neue Beiträge und Erwähnungen auf dem Laufenden gehalten werden wollen.

Mehrere Teams-Instanzen nutzen

Schon seit Jahren warten Anwender darauf, dass sie Teams in mehreren Fenstern öffnen können – etwa, weil sie verschiedene Accounts nutzen oder parallel in mehreren Teams tätig sind. Bis Microsoft reagiert, hilft ein kleiner Workaround: Man öffnet einfach in einem Chromium-basierten Browser (z. B. Chrome oder Edge) Microsoft Teams als Web-App. Wer es etwas eleganter haben will, kann auf Apps wie Fra nz oder Multiteam s zurückgreifen. Auch hier wird im Grunde genommen aber nur die Web-App in einer Browser-Umgebung geöffnet.

Eigenes Hintergrundbild in Teams verwenden

Konkurrent Zoom bietet Nutzern seit Längerem die Möglichkeit, bei Videokonferenzen einen eigenen Hintergrund oder sogar eigene Videos zu verwenden. Microsoft hat diesbezüglich zumindest in Sachen Hintergrundbildern nachgebessert. Mit dem April-Update stellt Teams den Nutzern auf dem Desktop-Client bereits eine kleine Vorauswahl an Hintergründen zur Verfügung, die von virtuellen Büro- und Homeoffice-Umgebungen bis hin zum Sandstrand und Fantasy-Landschaften reicht.

Bis Teams um die noch fehlende Upload-Funktion für eigene Hintergrundbilder erweitert wird, können sich Anwender mit einem kleinen Trick selbst behelfen. Microsoft hat nämlich im lokalen Teams-Ordner auf dem PC oder Mac bereits eine Ablage dafür eingerichtet. Unter Windows gibt man dazu einfach %AppData%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads in den Explorer oder das Suchfeld ein und lädt die gewünschten Bilder dort hoch. Bei der nächsten Videokonferenz findet man sie dann zusammen mit den vorinstallierten Hintergründen unter "Weitere Optionen" – "Hintergrundeffekte anzeigen". Voraussetzung ist allerdings, dass man die Rechte besitzt und die Rechner-CPU AVX2 unterstützt. Dies gilt auch für das Verschleiern des Hintergrunds.